首先, 主题栏作为读者第一眼就看到的信息部分, 应当精准写明本次来信目的, 一封正式的邮件往往有着详细的主题介绍; 非正式邮件的主题栏写上关键词即可. 如果你不想让自己的的邮件被当做垃圾邮件忽略的话, 一定要在主题栏附上详细完整, 表意清晰的邮件标题.
✅邮件称呼语
邮件开头的称呼语是指向收信人的, 如果你的发送对象是一个群体, 可以用“Dear Students”表示群体的词来指代. 若你不清楚收信人的具体姓名, 应当及时搜寻, 再将他们的名字和职称放在一起, 例如“Dear Professor White”. 当你实在不清楚具体的收信人名称, 也可以用“To whom it may concern”.
✅英文邮件开头
你在写作正式的英文邮件时, 往往在开头要进行自我介绍, 包括自己的姓名, 身份, 院校或工作单位, 这样才能让收信人对你有一定的了解. 而在非正式邮件中, 基本是不用再自我介绍. 除此之外, 在邮件一开始通常要有基本的礼貌问候. 常见的英文邮件开头问候语有:
Hope this email finds you well.
I am reaching out about …
I hope you are having a great week.
✅英文邮件主体
Email主体的第一部分是陈述来信目的, 直截了当地让收信人明白这封信的主要内容. 如果你要陈述一项工作或告知一个事项时, 往往要阐述清楚相关事情的时间地点, 安排和必要的联系方式. 在表达的时候, 要简洁精炼, 将信息传达到位的同时不要过于冗长.
✅英文邮件结尾
关于Email结尾怎么写, 一般来说, 结尾需要重复上文最主要的事情, 然后表达对收到来信的期待, 以及对收信人的礼貌问候. 这样能够在收信人那里留下一个好印象. 一般来说, 最常用的礼貌结束语有: “Sincerely”, “Warm wishes”, “Yours truly”等等.
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商务英文Email格式
商务英文Email作为最常见的正式文件之一, 广泛出现在各类场合. 下面, 就以商务英文邮件为例, 为大家介绍英文邮件格式.
1. 邮件地址格式严谨
商务邮件的地址应当是写信人真实姓名的变体, 同时, 含有句点, 连字符或下划线. 在写作的时候也要用标准字体“Times New Roman, 12号”, 并且要避免特殊的表达样式, 例如高亮, 斜体或五颜六色的字体.
2. 精炼简明的主题
你需要提取出邮件的关键词, 并且用连贯简明的表达写在主题栏上, 一般来说, 关于某活动的主题都要写明时间, 例如: “Meeting RE: xxx on June 15th”.
3. 清晰扼要的正文
在商务邮件中, 正文要说明清楚关于某会议或活动的主要内容和相关工作, 做一个大致阐述即可, 并礼貌问询收信人的意愿. 在写作时, 要尤为注意内容语法的正确性, 确保无歧义表达.
4. 礼貌正式的结尾
在基本的礼貌用语之后, 在邮件的结尾要附上你的姓名签字, 毕竟它作为一封正式的邮件. 如果你是代表公司或某个组织所写, 那么你就用组织名作为署名.
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Email写作注意事项
1) 考虑收信人身份
在写之前, 你要明确本次收信人的身份, 确保自己的写信口吻和称呼能够与之相匹配. 如果是工作关系上的客户, 你的语气不能有说笑的成分, 将商务信息表达清晰才是目的.
2) 保证信息简明扼要
大部分人都不会花太长时间读一封邮件, 因此你在确保关键信息传达到位的前提下, 尽量不要涉及太多无关的信息, 使用精简的短语和句子将事情说清楚即可, 让收信人有一个良好的阅读体验.
3) 添加必要的附件
有时候除了基本的正文内容, 你还会有其他需要告知的信息, 此时你务必要在正文中提到有附件的存在. 关于附件, 尽量不要设置太多数量, 且附加最好是通用的文件格式, 避免打不开的情况.
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